Miscommunicatie na foutmelding: gemeente maakt per ongeluk ruim 4 miljoen euro te veel subsidie over

Het probleem ontstond op donderdag 16 juni, meldt Omroep West. Toen zijn er dubbele betalingen gedaan aan tientallen stichtingen, schrijft het college van burgemeester en wethouders in een brief aan de gemeenteraad. Hierbij is in totaal 4.242.927,09 euro teveel subsidie overgemaakt.

Geluk bij een ongeluk is dat het bij het grootste deel van deze subsidies gaat om een maandelijkse betaling. 'Het merendeel (82 procent) betreft betalingen aan subsidierelaties vanuit een maandelijks betaalritme', aldus het college.

'Bij het verstrekken van subsidies is het gebruikelijk dat het verleende subsidiebedrag betaald wordt in delen verdeeld over het jaar. Het te veel uitbetaalde kan worden verrekend met de volgende betaling, daarmee is het financieel risico nihil.' Het overige deel, dat bestaat uit eenmalige subsidiebetalingen, is volgens het college al volledig terugbetaald.

'We zien de komende tijd erop toe dat de gemaakte afspraken gehonoreerd worden en de bedragen terugkomen', schrijft het college. 'We betreuren dat deze dubbele betaling heeft plaatsgevonden en de voortgang van het terugbetalen wordt nauwlettend gevolgd.'

Uit een analyse blijkt dat de fout is ontstaan door een miscommunicatie op de afdeling Transactieverwerking na een foutmelding in het betalingsverwerkingssysteem. Daardoor werden donderdag 16 juni dubbele betalingen gedaan. Op maandag 20 juni werd door een medewerker van het Centraal Subsidiebureau de misslag ontdekt. De dagen erna zijn alle organisaties telefonisch benaderd.

Het college heeft daarnaast ingezet op 'structurele maatregelen' die fouten in de toekomsten moeten helpen voorkomen. 'Hoewel fouten nooit tot nul te reduceren zijn, is het hebben van goede beheersprocessen in de organisatie van groot belang', aldus het college.

Daarom wordt er vanaf nu gewerkt met een 'zes-ogenprincipe', zodat de kans op miscommunicatie verkleind wordt. Ook wordt gekeken of de computersystemen verbeterd kunnen worden. 'Tot slot wordt contact gezocht met de accountant, om samen te kijken wat verder nog mogelijk is om de beheersprocessen op dit onderdeel verder te verstevigen.'

In 2019 maakte de gemeente Den Haag ook al een fout met het overmaken van geld. Toen ging het om 2,5 miljoen euro dat de gemeente per ongeluk had overgemaakt naar deelnemers van een arbeidsproject. De werkloze Hagenaars hadden recht op een premie, maar dat bedrag werd bij vergissing bijna honderd keer zo hoog. Het grootste deel van dat bedrag is teruggekomen.